Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

 Mengelola Data dan Informasi di Tempat Kerja

A. Data

1. Pengertian Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. 

Pengertian data menurut The Liang Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan.

Dr. S.P. siagian menjelaskan arti data dan informasi. Beliau menyatakan bahwa: “ada perbedaan konsepsional yang cukup prinsipil antara data dan informasi. Jelaslah kiranya bahwa data merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.

2.       Klasifikasi Data

a.    Klasifikasi data berdasrkan sumbernya

Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain;

1.   Data intern, yaitu data yg dibutuhkan  oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan keputusan yang di peroleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.

2.   Data Ekstern, yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi.

b.      Klasifikasi Data Berdasarkan Pengolahannya

1.   Data Primer

2.   Data Sekunder

c.       Klasifikasi Data Berdasarkan Sifat

1.   Data Kuantitatif

2.   Data Kualitatif

d.      Klasifikasi Data Berdasarkan Jenisnya

1.   Data Hitung

2.   Data Ukur

3. Pengolahan Data.                                                                                              
   a.      Lembaga pendidikan.
   b.      Lingkungan kerja
   c.       Media massa.
   d.      Instansi pemerintah
   e.      Masyarakat
   
   
   
   
4. Sumber – sumber Data

Pengolahan data ada 8 macam yaitu:

a.    Reading

b.    Writing

c.     Recording or printing

d.    Sorting

e.    Transmitting

f.     Calculating

g.    Comparing

h.    Storing

   5. Macam – macam type data

• Type data integer/oridinal
• Type data boolean
• Type data flowating point/real
• Type data enumerated
• Type data string & carakter

 6.  Ekstensi dari data/file softcopy
a)      3ds Graphic (3D studio)
b)      3fx Efek (corel chart)
c)      3gr data file (window video grabber)
d)     4sw 4dos Swap file
e)      A Library (UNIX)
f)       Act Actor Source code file

8. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara

Wawancara ialah proses interaksi atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap, pendapat, pengalaman, dan sebagainya.

Keuntungan

a. Memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka

b. Pewawancara dapat mengembangkan pertanyaan

c. Pewawancara dapat melihat kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai

Kerugian

a. Membutuhkan waktu yang lama

b. Tergantung dari kepapandaian si pewawancara

c. Dapat mengganggu orang yang diwawancarai

2. Kuesioner

Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam.

Kuesioner merupakan metode pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data/informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang dibutuhkan tersebut diukur.

Keuntungan

a. Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak

b. Responden tidak merasa terganggu

c. Daftar pertanyaan relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak

d. Karena daftar pertanyaan biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih obyektif.

Kerugian

a. Daftar pertanyaan tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan.

b. Daftar pertanyaan cenderung tidak fleksibel

c. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.

d. Daftar pertanyaan yang lengkap sulit untuk dibuat Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya (Sevilla, 1993).

3. Observasi

Keuntungan

a. Cenderung mempunyai keandalan yang tinggi

b. Analis sistem dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan

c. Analis sistem dapat menggambarkan tata letak fisik dari kegiatan kegiatan

d. Analis sistem dapat mengukur tingkat dari suatu pekerjaan

Kerugian

a. Biasanya orang yang diamati merasa terganggu.

b. pekerjaan yang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan.

c. Dapat mengganggu kerja yang dilakukan.

Read more: http://apkexcellent.blogspot.com/2012/09/mengola-data-dan-informasi-ditempat.html#ixzz2j5mRk23j                          

B. Informasi

1.    Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

2.    Proses Penanganan Informasi

3.    Tujuan Pendistribusian Informasi

4.    Jenis-Jenis Pendistribusian Informasi

a.    Distribusi Informasi Secara Tertulis

b.    Distribusi Informasi Secara  Lisan

5.    Macam-Macam Penyajian Informasi

a.    Media Distribusi Informasi  secara tertulis

Ø Memo

Ø Majalah atau BULETIN

Ø Laporan tahunan

Ø Uraian tugas

Ø Buku pedoman

b.    Media Distribusi Informasi secara Lisan

Ø Telepon

Ø Rapat atau pertemuan

Ø Radio dan televise

C.  Metode Pengumpulan Data

1.    Definisi Metode Pengumpulan Data

a.    Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.

Ø Macam-Macam Metode Pengumpulan Data

ü Pengumpulan Data dengan Metode Tes

·      Definisi Tes

·      Jenis Tes

ü Pengumpulan Data dengan Metode Angkel

·      Definisi Kuesioner

·      Jenis Kuesioner

·      Keuntungan kegunaan Kuesioner

ü Pengumpulan Data dengan Metode Wawancara

·      Definisi Wawancara

·      Jenis Wawancara

·      Kelebihan metode wawancara

ü Pengumpulan Data dengan Metode Observasi

·      Definisi Observasi

·      Cara Melakukan Observasi

·      Kelemahan Observasi

·      Kebaikan Observasi

·      Kegiatan yang harus dilakukan ketika observasi

·      Kegiatan yang tidak boleh dilakukan ketika observasi.

ü Pengumpulan Data dengan Menggunakan Metode Dokumentasi

·      Definisi Dokumentasi

·      Metode Dokumentasi

D.  Mengolah Data Menjadi Informasi

1.    Recording

2.    Klasifikasi

3.    Sorting

4.    Calculating

5.    Penyusunan laporan

6.    Penyimpanan

7.    Pencarian

8.    Komunikasi

E. Konsumen Informasi

Konsumen informasi adalah setiap orang yang menerima informasi, yang digunakan untuk menambah pengetahuan, membuat keputusan dsb  bagi penerima informasi tersebut.

F. Pengertian Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit

Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Jadi dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

G. Jenis jenis yang dikelola kantor

Menurut Leffing Well & Robinson :

·         menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya

·         membuat rekening

·         surat menyurat

·         menyimpan warkat

·         menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

·         mengurus dan membagi serta mengirim surat

·         memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

·         macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

·         tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, megnhapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

·         membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

Menurut G.R. Terry :

·         mengetik

·         menghitung

·         memeriksa

·         menyimpan warkat

·         menelpon

·         menggandakan

·         mengirim surat

H. Aktivitas Pegawai Kantor

Aktivitas pegawai kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :

1.      Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.

2.      Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3.      Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4.      Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

I. Syarat – syarat Pegawai Kantor

Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan kantor, baik instansi pemerintah maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat :

1.    Syarat pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi

2.    Syarat ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.

3.    Syarat kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat dikenali dari :

* sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara

* sifat bersih dan rapi

* sifat luwes dan berbusana serasi

* sifat yang bertalian dengan kesehatan diri

* kemampuan dan ketrampilan

* sifat kerohanian

J. Penyusunan Laporan

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.

Laporan inilah yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.


1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
dan penyajian data.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

                                                   

Pengumpulan Data dan Penyusunan konsep dalam laporan

Pengumpulan data merupakan pencatatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keterangan-keterangan juga karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan menunjang dan mendukung penelitian atau kegiatan tertentu.

                   

Berikut ini adalah teknik pengumpulan data yang sering dipergunakan dalam penelitian :

1. Wawancara (interview)

2. Pengamatan (Observasi)

3. Menggunakan Tes

4. Kuisioner / Angket

5. Dokumentasi

Penyusunan konsep merupakan langkah awal atau penyusunan utama dalam membuat laporan, yang dapat berbentuk kata maupun simbol, dimana penyusunan konsep dilakukan agar laporan dapat terbentuk dengan benar.

Pengetikan dan Penjilidan dalam laporan

Pengetikan adalah proses akhir dalam pembuatan laporan, dimana dalam pengetikan harus sangat tertata rapi sehingga laporan dengan mudah dapat dipahami.

Penjilidan adalah suatu kegiatan menghimpun/ menyusun halaman-halaman/lembaran lembaran lepas menjadi satu sesuai urutan lembaran-yang seharusnya, yang dilindungi oleh ban atau sampul dengan menggunakan bahan dan alat bantu tertentu (peralatan dan bahan penjilidan) agar mudah digunakan dan untuk melindungi buku tersebut (fisik/
nilai informasi-nya).